Pemanfaatan Teknologi Informasi

beberapa hari belakangan ini, disebabkan oleh tekanan dari bermacam kegiatan yang mulai hectic, memicu saya untuk mencari solusi terbaik dalam menjalani kegiatan atau pekerjaan saya tersebut. dan sepertinya, setiap manusia selalu seperti itu ya. jurus pamungkas dan solusi terbaik, akan lahir ketika kondisi kita benar-benar sudah nyaris overload. 

Kondisi hectic yang selama ini terjadi, ternyata bisa kita minimalisir dengan pemanfaatan sistem informasi. Sebenarnya, saya bukanlah orang yang tepat untuk mengulas dan membahas soal pemanfaatan sistem teknologi informasi. tapi, sebagai end-user, saya hanya ingin berbagi, bahwa teknologi itu tidak hanya mudah (bahkan bagi saya yang awam), tapi juga memudahkan kita.

tulisan ini saya buat hanyalah berupa opening mengenai gambaran apa-apa saja teknologi informasi yang saya lakukan. sedangkan untuk panduan teknisnya, insya Allah akan saya pisah dalam tulisan masing-masing secara terpisah.

so, apa saja sistem TI yang recently saya gunakan untuk mempermudah saya?

Pendaftaran Kegiatan Secara Online 

mudah follow up, mudah prosesnya...

pengalaman saya, sangat sulit mengandalkan pendaftaran manual, terutama kegiatan yang melibatkan banyak peserta. pendaftaran offline akan menyulitkan kita untuk memfollow-upnya. artinya, setiap hari kita harus mendatangi lagi kelas (di kampus) untuk mengumpulkan data terbaru. setelah data sudah di tangan, kita harus menginputnya lagi di komputer kita. 

proses input juga tidak mudah. dulu, saya sering kali bermasalah dengan input data, hanya karena tulisan pendaftar tidak bisa terbaca dengan baik. ujungnya, nanti ada complaint "saya tidak menerima informasi via sms atau email", padahal itu disebabkan karena tulisan tangannya tidak bisa terbaca (alias jelek, haha).

dengan menggunakan pendaftaran online, saya bisa memastikan bahwa kesalahan data bukan menjadi responsibility saya. melainkan tanggung jawab pada pendaftar sendiri, karena merekalah yang menginput data mereka sendiri. saya hanya tinggal memproses data yang sudah ada.

selain itu, untuk follow up, saya tidak perlu untuk mendatangi tempat-tempat pendaftar. hanya tinggal klik, bahkan lewat perangkat mobile pun, saya bisa melihat siapa-siapa saya yang sudah mendaftar kegiatan, siapa yang sudah melengkapi syarat pendaftaran, dan sebagainya. 

mereka yang mensosialisasikan kegiatan pun hanya cukup memberikan link form pendaftaran, tanpa perlu membagi-bagikan formulir, yang toh formulir yang sudah dicetak itu tidak semuanya mereka isi kan? pasti ada yang terbuang. go green bung! 

pendaftaran online hanyalah menggunakan google form yang gratis. contoh yang saya buat untuk Psychology in Action, bisa dilihat di sini

sedangkan untuk uploader file yang diperlukan, saya memodifikasi sebuah script, yang tersedia di forum developer google script. lagi-lagi gratis. contohnya bisa dilihat di sini. 

seluruh kelengkapan yang diupload, akan muncul dalam drive kita, dan bahkan secara otomatis dibuatkan ringkasan.

contoh tampilan ringkasan uploaded file

So, dengan system online tersebut, saya bisa saja menyebarkan informasi kegiatan seluas-luasnya. toh, jika ada pendaftar yang ingin mendaftar, dia bisa daftar langsung via online, tanpa perlu datang ke sekretariat kepanitaan. selain memudahkan saya sebagai operator kegiatan, dan juga memudahkan bagi peserta kegiatan.

***

CLOUD SYSTEM

bekerja bersama dari tempat berbeda

sebenarnya, sistem komputasi awan ini sudah lama banget. dan sudah lama juga saya gunakan. tapi, dulu saya gunakan hanya sebatas untuk multi-akses terhadap file-file penting saya. jadi, kalau saya jadwal keluar kota, saya bisa akses file-file dari PC di rumah melalui laptop atau bahkan handphone saya. 

tapi, pemanfaatan maksimal dari komputasi awan ini baru saya rasakan baru-baru saja, dengan menggunakan multi-author (ini istilah saya, saya ga tahu istilah yang resminya di TI apa, hehe).

mengenai gambaran kinerjanya, saya kasih contoh ketika saya mengerjakan buku tentang kawasan perbatasan. buku tersebut memerlukan data yang sangat banyak. Setelah saya pulang mengambil data di perbatasan, saya langsung menginput di laptop saya. setelah data saya input, saya kirimkan melalui email ke pimpro kita yang saat itu sedang berada di Malaysia. 

dengan cara konvensional tersebut, saya harus mengirim email. kemudian data yang direvisi oleh pimpro, dikirm balik. kemudian saya design dan perbaikan minor, saya kirim lagi. setelah itu, ketika ada perbaruan data, maka harus kirim email lagi. aduh, sangat tidak efisien. selain itu, saya akhirnya sering bingung karena terlalu banyak data dengan nama yang sama di email saya.

akhirnya, saya gunakan system multi-author tersebut. jadi, saya membuat file, kemudian saya simpan di cloud system. kemudian saya memberikan akses untuk mengedit file tersebut kepada pimpro saya (berupa invitasi via email, atau url link). maka dia pun bisa membuka file tersebut dimana saja, dan langsung mengeditnya. hasil editan dari pimpro, langsung ada di komputer saya, tanpa perlu proses emailing. 

dan juga, setiap saya update file saya, maka pimpro bisa melihatnya dari perangkatnya, tanpa perlu saya email lagi.

saya menggunakan bermacam fasilitas sharing ini, diantaranya yang paling umum saya gunakan adalah microsoft office one drive. tapi one drive ini hanya bisa dilakukan hanya ke client yang sama-sama memiliki akun microsoft. 

alternatifnya, saya gunakan juga google drive. syaratnya hanyalah akun gmail. dan di zaman booming android, siapa sih yang ga punya gmail?

so, saya manfaatkan box, dropbox, gdrive, one drive, dan juga sugar sync untuk penunjang pekerjaan saya. dengan adanya fasilitas tersebut, kami jadi bekerja "satu kantor" walaupun saling berjauhan.

***

AUTO REPLY THUNDERBIRD

mengirim file tanpa perlu membuka email!

saya termasuk orang yang sangat protektif terhadap laptop saya, sebab laptop menjadi salah satu penunjang utama dalam pekerjaan dan kegiatan saya. so, saya tidak pernah mengizinkan ada flashdisk asing yang bertengger di pinggiran laptop saya. masalahnya, saya pernah berkutat selama 3 hari hanya untuk membersihkan laptop saya dari virus dan malware yang diternak dari salah satu flashdisk asing. bayangkan, hanya dicolok 30 detik, efeknya saya harus absen dari kegiatan selama 3 hari.

saya sendiri selalu memformat flashdisk saya setiap kali selesai digunakan. sebab, buat saya, flashdisk adalah media transfer data, bukan tempat penyimpanan data. saya lebih suka memanfaatkan cloud system sebagai penyimpanan data seperti yang saya ceritakan diatas.

sehingga, setiap kali saya selesai mengajar atau mengisi kegiatan, saya menolak permintaan file melalui flashdisk. alternatifnya adalah, saya selalu meminta mereka mengirimkan request melalui email. 

cara tersebut memang aman dari serangan virus. tapi masalah baru muncul. saya harus mereply satu-satu email tersebut dengan attachment materi yang saya janjikan. hal ini terasa sekali terutama ketika saya mengajar pelatihan SPSS. saya harus mereply hampir 100 email, walaupun datangnya tidak bersamaan.

akhirnya, setiap kali saya akan mengisi kegiatan, saya sudah mengupload file materi saya di sistem cloud saya. dan setelah selesai mengisi, saya tinggal mengumumkan download link. tapi terkadang shorten url link yang saya berikan sering salah diterima. sebab dengan link berangka dan berhuruf random seperti itu, pasti ada aja yang salah baca atau salah catat.

akhirnya saya menemukan solusinya dengan thunderbird. saya sudah lama menggunakan thunderbird. tapi, saya baru sadar kalau ternyata fungsinya bisa "sehebat" ini.

sekarang, setiap saya selesai mengajar, saya hanya mengumumkan bahwa peserta yang menginginkan materi tersebut hanya tinggal mengirimkan email dengan subjek (judul email) tertentu. dan otomatis dia akan mendapatkan reply email berisikan link utk download materi yang dimaksud.

cukup setting sekedarnya di thunderbird, dan selanjutnya: biarkan sistem yang bekerja. 

So, dengan teknologi seperti sekarang ini, anda masih punya alasan untuk tidak produktif? :)