Array Formula dalam Google Sheet untuk Otomasi Data

Otomasi OCR Appsheet untuk KTP

Photo by Igor Omilaev on Unsplash

Appsheet to Telegram Automation

The possibilities of automation are at your hand

Coba pikir deh, ada banyak rutinits dalam pekerjaan atau bahkan kehidupan yang bisa diback up oleh automasi.

Cukup dgn event sebagai trigger, dan selanjutnya step automation ambil alih.

Contoh simple yang saya terapkan di kehidupan,

Trigger: matikan alarm pagi.

Action: nyalakan lampu, buka gorden, matikan AC.

Trigger: "hi siri, good night"

Action: night lamp is on, alarm is set, door alarm is active, AC sleep mode. 

Kalau dalam pekerjaan, wah banyak sekali possibilities-nya karena kita seringkali terjebak dalam rutinitas administratif. 

Example,

Trigger: di database pelamar, saya jadwalkan interview dgn hanya menginput tanggal interview.

Automation: generate link interview, serta merging data lain dari database yang sudah ada, lalu mengirimkan email undangan ke kandidat. 

Atau contoh lain yang udah banyak banget pakai,

Trigger: peserta training isi post-test.

Automation: generate sertifikat of attendance nya dan kirim langsung ke email trainee.

Atau ada lagi yang lebih simple lagi,

Trigger: H-30 end of Contract karyawan

Automation: Generate kontrak yang baru, kirim email ke HR or atasan untuk review.

---

Mereka yang resistance to change bakal bilang "alah itu kan pekerjaan simple, ngetik itu paling 5 menit jadi"

Jawabannya, "justru karena simple kenapa ga diserahkan ke automasi aja? 5 menit kalau 30 processes per day, kita udah nyumbang 1/3 FTE workload"

---

Si resistance: "Tapi bikinnya kan butuh waktu?"

Me: "pay now play later, or play now pay later?"

---

Pointnya, saya cuma pengen build awareness ke orang-orang, kalau kita bisa kok bekerja dgn cara baru (yang gak baru-baru amat juga, FYI saya main beginian since 2017).

Premisnya sudah jelas: "segala sesuatu yang rutin dan berulang bisa di-automasi."

Come on, ini 2023 di luar sana udah bertaburan AI, Dan kita masih alergi dengan automasi?

Dan percaya deh, kita akan sulit berpikir yang besar, kalau kita masih terpenjara oleh hal-hal kecil.

Time Flies: No Code Development Platform

Pertengahan 2016, saya dan temen-temen lagi bantuin prodi psikologi untuk proses borang akreditasinya saat itu. Buat temen-temen yang pernah terlibat proses akreditasi, pasti tahu banyak banget dokumen yang harus disiapkan dalam rangka borang tersebut. 

Dan diantara dokumen yang dibutuhkan sebagai lampiran, banyak sekali dokumen yang kita lihat punya pola, dan hanya berbeda di detail isiannya saja. Let's say seperti surat keterangan aktif kuliah, itu kan isinya sama saja, tinggal ganti detail profil mahasiswanya saja. 

Jawabannya udah pasti: merging files. 

Tapi ternyata kebutuhan kita lebih dari itu, karena source data harus crowd source, inputan data harus secara online.

--- disinilah cerita bermula ---

Pertengahan tahun 2016, saya dan temen-temen lagi bantuin prodi psikologi untuk proses akreditasinya. Buat temen-temen yang pernah terlibat proses borang akreditasi, pasti tahu banyak banget dokumen yang harus disiapkan untuk proses tersebut. 

Untuk menyiasati itu, saya buat google script supaya dokumen sheet dan doc bisa merging secara online. Sangat useful (di zamannya) walaupun ngebuatnya lumayan rumit buat saya yang ga punya basic coding (see picture 1). Dibantuin @Wahyu Prayogo dan @Maulid Sidiq untuk check error di codenya. 

Dan hanya dalam 2 tahun kemudian, di 2018, script tersebut tidak lagi saya gunakan karena ada metode baru yang lebih mudah dan lebih reliable: pakai add-on. Kalau yang ini korban trialnya adalah @Dwi Putra.

Ternyata, ga berhenti disitu. Start tahun 2020an, adaptasi lagi dengan perkembangan baru, add-on tersebut mulai tergeser dengan adanya low code development platform (LCDP). Kata McKinsey Global Survey sih memang pandemi saat itu bikin digitalisasi berkembang 2-3 tahun lebih cepat. Saya mulai pakai Power Apps-nya Microsoft.  

Long story short, lihat timelinenya untuk insight dari cerita ini. 4 tahun aja. 

Anggap kalau seandainya gw mahasiswa, dan ketika di semester 1 belajar google script, berarti pas lulus (kalau lulusnya 4 tahun ye…) apa yang dipelajari di semester 1 itu udah obsolete dan ga mulai gak laku. 

Tapi inget ya, gw ini cuma basic user. It doesn’t mean apa yang gw sebutin itu sekarang sama sekali useless. Mungkin aja masih berguna untuk orang-orang yang yang berada di bidang spesifik lainnya. Hanya saja, buat gw yang mengutilisasi tools tersebut dalam daily basis pekerjaan as HR, shifting-nya digitalisasi ini berasa cepat banget. 

Oh ya, ini udah 2023.

Dan untuk kebutuhan saya yang sama, LCDP udah mulai terganti dengan NCDP (no code development platform). Well, harus adaptasi lagi. 

Membuat Jadwal Online

Yes, We're Embedding Another Feature

Saya sedang mencoba menanamkan fitur baru pada website psikologi unmul, yaitu berupa jadwal kuliah yang bersifat online.

see the prototype here http://psikologi.fisip-unmul.ac.id/main/jadwal/index.html
(hanya bisa di akses browser tertentu, see 'Cons')

Pros:
+ bisa memuat jadwal berdasarkan filter semester. jadi, mahasiswa semester tertentu bisa menampilkan jadwal yang sesuai saja.
+ untuk dosen, bisa menampilkan berdasarkan filter nama dosen. jadi dosen bisa menampilkan jadwal ngajar pribadinya selama satu pekan.
+ utk akademik/TU perlengkapan, bisa menampilkan berdasarkan filter ruang kelas. sehingga bisa menghindari schedule conflict.
+ perubahan jadwal, akan bisa di update any time.
+ jadwal bisa langsung di print, atau print to pdf (depend on your device's drivers setting/support)

Cons:
- hanya bisa di akses di browser yang ada flash player plugin (ex. browser di pc/laptop).
untuk mobile, flash plugin sejauh yang saya tahu (saat ini) hanya bisa untuk android dgn OS 4.1 ke atas.

Hope this can be enjoyed as our new convenience.

***
tulisan ini saya buat untuk dipost di official page psikologi unmul.

Membuat Template Surat Online

Salam.

Saya sudah lama memikirkan kemungkinan pembuatan surat online. yang dimaksud surat online disini adalah: kita isi data-data tertentu di formulir online, kemudian secara otomatis sebuah template surat akan terisi dengan data-data kita tersebut.

saya berpikir, google form pasti bisa melakukan ini. dan, benar saja, kita bisa menginstall plug-in untuk menjalankan fungsi tersebut. sayangnya, plug-in itu hanya free untuk 100 formulir setiap bulannya. saya khawatir itu tidak cukup, karena rencana saya membuat sistem surat online ini untuk dimasukkan dalam sistem di prodi kampus, yang kebutuhan akan surat menyuratnya pasti tinggi.

so, saya berpikir lagi, kalau plugin itu ada, maka pasti kita bisa membuat scriptnya. akhirnya, dengan kemampuan terbatas, saya bisa comot script dari sana sini.

dan berikut contoh hasilnya.

***

cara membuatnya:

1. buatlah template surat di google docs.

surat tersebut memuat key-key tertentu, yang akan digantikan otomatis melalui pengisian google form.

2. kemudian, buatlah sebuah google form, dengan form isian sesuai yang kita butuhkan. (lihat contoh di link atas)

3. buat response google sheet dari form tersebut.

4. buka response (google sheet), dan buka TOOLS > SCRIPT EDITOR

5. masukkan script dgn contoh di bawah ini.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49

// adaptasi dari tjhouston, by incefurqan@gmail.com // Get template from Google Docs and name it var docTemplate = "IDTEMPLATEGOOGLEDOC"; // *** isi dengan ID template surat *** var docName = "SuratOnline"; // *** isi dengan nama file yang diinginkan surat ketika dikirim email *** // perintah trigger submit form function onFormSubmit(e) { //isian dari form yang ingin dimasukkan var email_address = e.values[1]; // *** [1] adl posisi urutan isian form *** var nama = e.values[2]; var nomorim = e.values[3]; var tujuan = e.values[4]; var alamat_tujuan = e.values[5]; var tanggal_surat = e.values[6]; // Get document template, copy it as a new temp doc, and save the Doc’s id var copyId = DriveApp.getFileById(docTemplate) .makeCopy(docName+' for '+nama) .getId(); // Perintah untuk membuka temporary document var copyDoc = DocumentApp.openById(copyId); // Get the document’s body section var copyBody = copyDoc.getActiveSection(); // Key di google doc yang ingin diganti dengan variabel form copyBody.replaceText('keyNama', nama); copyBody.replaceText('keyNim', nomorim); copyBody.replaceText('keyTujuan', tujuan); copyBody.replaceText('keyAlamatTujuan', alamat_tujuan); copyBody.replaceText('keyTanggal', tanggal_surat); // Save and close the temporary document copyDoc.saveAndClose(); // Convert temporary document ke PDF var pdf = DriveApp.getFileById(copyId).getAs("application/pdf"); // Attach PDF and send the email var subject = "Surat Online"; // judul subjek email var body = "Berikut Permintaan Surat atas nama " + nama + ""; // isi body email MailApp.sendEmail(email_address, subject, body, {htmlBody: body, attachments: pdf}); // Delete temp file, biar tidak penuh di drive kita DriveApp.getFileById(copyId).setTrashed(true); }

PERHATIKAN:

- ID Template Google Doc adalah id di google form. jika anda membuka google docs, maka ada ID Docs tersebut di adress bar diatas.

- e.values[1] adalah isian pertama dari form anda, dst. lihat gambar di bawah.

- setelah code tersebut diubah seperlunya sesuai kebutuhan, maka klik RESOURCES > ALL YOUR TRIGGERS. disini kita akan mengaktifkan trigger dari script code ini. pilih jalur trigger seperti gambar di bawah.

- lalu klik notification, dan setting seperti gambar di bawah, lalu klik ok.

- selama pengaturan resources, akan muncul pop-up bahwa gdrive meminta izin otoritas, dan itu penting untuk dilakukan. jadi, izinkan script ini utk mengakses gdrive anda.

Selamat mencoba ya. jika masih ada yang dibingungkan, silakan contact me via email.

Good luck.

Upgrade Gratis Windows 8.1 ke Windows 10?

Sejak balik dari Nunukan hari Jum'at lalu, baru hari ini bisa mood duduk di work desk. sedangkan beberapa hari sebelumnya, mengakses informasi dan email hanya melalui gadget saja. ada sesekali membuka laptop, itu pun di atas kasur, saking malasnya bergerak. maklum, perjalanan ke/dari Nunukan itu memakan waktu sekitar 12 jam (PP sekitar 24 jam total).

So, ketika sudah duduk manis di work desk, dan mulai mengolah data, ada sesuatu yang menarik di taskbar: ada logo windows.

pas saya hover mouse ke sana, ada tulisan "Get Windows 10"!

ternyata, informasi yang saya dapat dari Brother Hafizdzaki (team IT DKV specialist di UPT) itu benar, bahwa kita pengguna Win 8 akan dapat upgrade gratis ke Win 10.

saya lanjut searching ke forum winpoin untuk informasi lebih jauh, dan teryata ada kabar baik dan kabar buruk.

kabar baiknya, win 7 juga dapat privilege untuk upgrade ke Win 10. yang berarti laptop Dell saya juga bisa "nyicip" Win 10.

sedangkan kabar buruknya, upgrade itu free hanya untuk setahun...

ya setidaknya, ada kesempatan untuk mencoba selama setahun itu juga bagus. syukur-syukur kalau nanti windows memberikannya secara free tanpa batas waktu, seperti upgrading Win 8 ke 8.1 :p

tapi, berhubung masih ada pekerjaan yang menumpuk untuk data kawasan perbatasan, saya urungkan dulu upgradenya. khawatir pekerjaan nanti terganggu oleh proses upgrading yang berlangsung.

kita lihat saja nanti, apa yang ditawarkan oleh Win 10?

Mengatasi IP Address yang Dianggap Spam

banyak hal yang bisa menjadi kemungkinan IP kita di block dan dianggap spam. tapi yang saya alami adalah disebabkan oleh setting email client. jelasnya dapat dilihat di sini

untuk mengatasinya, cukup simpel.

1. Check Alamat IP kita di ip.co.id

2. akses SPAMHAUS.ORG, lalu klik BLOCKLIST REMOVAL CENTER

3. masukkan IP Address kita tadi kedalam kolom yang tersedia, lalu klik lookup

4.  kemudian, akan ada tiga status yang muncul, yaitu SBL, PBL, dan XBL. jika hanya disebabkan oleh email, biasanya hanya kena PBL saja. tapi kalau pernah terlibat dengan malware, maka kena juga XBL.
kebetulan di proses contoh ini, kena di XBL dan PBL.

kita mulai dari penyelesaian XBL dulu

5.klik link yang tersedia disamping keterangan CBL, masukkan captcha, kemudian klik LOOKUP.

6. setelah di lookup, maka akan muncul sejuta alasan kenapa IP address kita di block. scroll saja terus kebawah, hingga ketemu tulisan link berwarna biru.

7. SELESAI.

8. kita perlu menunggu sampai XBL/CBL kta sudah masuk whitelist. cek secara berkala seperti langkah 1-4.
atau refresh saja halaman status spamhaus nya.

9. jika status XBL sudah berwarna hijau, maka kita bisa melangkah ke pemutihan ip address dari PBL.

Pemulihan IP addres untuk PBL

10. klik link PBLxxxxxxxxx, maka kita akan dibawa ke halaman baru.

11.

11. di halaman baru tersebut, cari tombol seperti digambar, lalu klik tombol tersebut

12. setelah muncul halaman baru, silahkan dibaca jika mau (informasinya bagus kok), atau kalau lagi enggan baca, langsung scroll aja kebawah. lalu centang kotaknya, dan klik tombolnya.

13. isi formulir dengan informasi yang akurat. PENTING: masukkan alamat email pribadi anda di kolom email.

14. setelah form di submit, maka kita dialihkan ke lembaran verifikasi. masukkan kode verifikasi yang telah dikirimkan ke email pribadi kita (alamat email yang kita masukkan di form submit tadi). lalu lakukan klik tombolnya.

15.  silahkan tunggu beberapa saat. nanti IP anda akan pulih semula :)


Semoga Bermanfaat,
Regards