Array Formula dalam Google Sheet untuk Otomasi Data

Otomasi OCR Appsheet untuk KTP

Photo by Igor Omilaev on Unsplash

Appsheet to Telegram Automation

The possibilities of automation are at your hand

Coba pikir deh, ada banyak rutinits dalam pekerjaan atau bahkan kehidupan yang bisa diback up oleh automasi.

Cukup dgn event sebagai trigger, dan selanjutnya step automation ambil alih.

Contoh simple yang saya terapkan di kehidupan,

Trigger: matikan alarm pagi.

Action: nyalakan lampu, buka gorden, matikan AC.

Trigger: "hi siri, good night"

Action: night lamp is on, alarm is set, door alarm is active, AC sleep mode. 

Kalau dalam pekerjaan, wah banyak sekali possibilities-nya karena kita seringkali terjebak dalam rutinitas administratif. 

Example,

Trigger: di database pelamar, saya jadwalkan interview dgn hanya menginput tanggal interview.

Automation: generate link interview, serta merging data lain dari database yang sudah ada, lalu mengirimkan email undangan ke kandidat. 

Atau contoh lain yang udah banyak banget pakai,

Trigger: peserta training isi post-test.

Automation: generate sertifikat of attendance nya dan kirim langsung ke email trainee.

Atau ada lagi yang lebih simple lagi,

Trigger: H-30 end of Contract karyawan

Automation: Generate kontrak yang baru, kirim email ke HR or atasan untuk review.

---

Mereka yang resistance to change bakal bilang "alah itu kan pekerjaan simple, ngetik itu paling 5 menit jadi"

Jawabannya, "justru karena simple kenapa ga diserahkan ke automasi aja? 5 menit kalau 30 processes per day, kita udah nyumbang 1/3 FTE workload"

---

Si resistance: "Tapi bikinnya kan butuh waktu?"

Me: "pay now play later, or play now pay later?"

---

Pointnya, saya cuma pengen build awareness ke orang-orang, kalau kita bisa kok bekerja dgn cara baru (yang gak baru-baru amat juga, FYI saya main beginian since 2017).

Premisnya sudah jelas: "segala sesuatu yang rutin dan berulang bisa di-automasi."

Come on, ini 2023 di luar sana udah bertaburan AI, Dan kita masih alergi dengan automasi?

Dan percaya deh, kita akan sulit berpikir yang besar, kalau kita masih terpenjara oleh hal-hal kecil.

Time Flies: No Code Development Platform

Pertengahan 2016, saya dan temen-temen lagi bantuin prodi psikologi untuk proses borang akreditasinya saat itu. Buat temen-temen yang pernah terlibat proses akreditasi, pasti tahu banyak banget dokumen yang harus disiapkan dalam rangka borang tersebut. 

Dan diantara dokumen yang dibutuhkan sebagai lampiran, banyak sekali dokumen yang kita lihat punya pola, dan hanya berbeda di detail isiannya saja. Let's say seperti surat keterangan aktif kuliah, itu kan isinya sama saja, tinggal ganti detail profil mahasiswanya saja. 

Jawabannya udah pasti: merging files. 

Tapi ternyata kebutuhan kita lebih dari itu, karena source data harus crowd source, inputan data harus secara online.

--- disinilah cerita bermula ---

Pertengahan tahun 2016, saya dan temen-temen lagi bantuin prodi psikologi untuk proses akreditasinya. Buat temen-temen yang pernah terlibat proses borang akreditasi, pasti tahu banyak banget dokumen yang harus disiapkan untuk proses tersebut. 

Untuk menyiasati itu, saya buat google script supaya dokumen sheet dan doc bisa merging secara online. Sangat useful (di zamannya) walaupun ngebuatnya lumayan rumit buat saya yang ga punya basic coding (see picture 1). Dibantuin @Wahyu Prayogo dan @Maulid Sidiq untuk check error di codenya. 

Dan hanya dalam 2 tahun kemudian, di 2018, script tersebut tidak lagi saya gunakan karena ada metode baru yang lebih mudah dan lebih reliable: pakai add-on. Kalau yang ini korban trialnya adalah @Dwi Putra.

Ternyata, ga berhenti disitu. Start tahun 2020an, adaptasi lagi dengan perkembangan baru, add-on tersebut mulai tergeser dengan adanya low code development platform (LCDP). Kata McKinsey Global Survey sih memang pandemi saat itu bikin digitalisasi berkembang 2-3 tahun lebih cepat. Saya mulai pakai Power Apps-nya Microsoft.  

Long story short, lihat timelinenya untuk insight dari cerita ini. 4 tahun aja. 

Anggap kalau seandainya gw mahasiswa, dan ketika di semester 1 belajar google script, berarti pas lulus (kalau lulusnya 4 tahun ye…) apa yang dipelajari di semester 1 itu udah obsolete dan ga mulai gak laku. 

Tapi inget ya, gw ini cuma basic user. It doesn’t mean apa yang gw sebutin itu sekarang sama sekali useless. Mungkin aja masih berguna untuk orang-orang yang yang berada di bidang spesifik lainnya. Hanya saja, buat gw yang mengutilisasi tools tersebut dalam daily basis pekerjaan as HR, shifting-nya digitalisasi ini berasa cepat banget. 

Oh ya, ini udah 2023.

Dan untuk kebutuhan saya yang sama, LCDP udah mulai terganti dengan NCDP (no code development platform). Well, harus adaptasi lagi. 

Membuat Jadwal Online

Yes, We're Embedding Another Feature

Saya sedang mencoba menanamkan fitur baru pada website psikologi unmul, yaitu berupa jadwal kuliah yang bersifat online.

see the prototype here http://psikologi.fisip-unmul.ac.id/main/jadwal/index.html
(hanya bisa di akses browser tertentu, see 'Cons')

Pros:
+ bisa memuat jadwal berdasarkan filter semester. jadi, mahasiswa semester tertentu bisa menampilkan jadwal yang sesuai saja.
+ untuk dosen, bisa menampilkan berdasarkan filter nama dosen. jadi dosen bisa menampilkan jadwal ngajar pribadinya selama satu pekan.
+ utk akademik/TU perlengkapan, bisa menampilkan berdasarkan filter ruang kelas. sehingga bisa menghindari schedule conflict.
+ perubahan jadwal, akan bisa di update any time.
+ jadwal bisa langsung di print, atau print to pdf (depend on your device's drivers setting/support)

Cons:
- hanya bisa di akses di browser yang ada flash player plugin (ex. browser di pc/laptop).
untuk mobile, flash plugin sejauh yang saya tahu (saat ini) hanya bisa untuk android dgn OS 4.1 ke atas.

Hope this can be enjoyed as our new convenience.

***
tulisan ini saya buat untuk dipost di official page psikologi unmul.